Katra iestāde, kas glabā dokumentus, agrāk vai vēlāk saskaras ar vienu un to pašu jautājumu: kur likt visu, kas jau nesatilpst plauktos, un kā to izdarīt tā, lai dokumenti paliktu sasniedzami, drošā un normatīviem atbilstošā veidā? Atbilde reti slēpjas telpas paplašināšanā – biežāk tā slēpjas pareizi izvēlētā plauktu sistēmā.
Arhīvu plaukti nav tikai metāla konstrukcija, uz kuras noliek kastes un mapes. Tie ir instruments, kas tieši ietekmē trīs praktiskus rādītājus: cik daudz kvadrātmetru jums patiešām nepieciešams, cik ilgi darbinieks meklē vajadzīgo dokumentu, un cik droši šie dokumenti ir pasargāti no bojājumiem, nesankcionētas piekļuves vai vienkārši nolietojuma laika gaitā. Statiskiem plauktiem starp katru rindu jāatstāj eja, un šīs ejas kopā var aizņemt pat pusi no arhīva telpas platības. Mobilā plauktu sistēma šo problēmu atrisina – vairākas rindas pārvietojas pa sliedēm, un darba brīdī paliek atvērta tikai viena eja, tāpēc tajā pašā telpā var izvietot ievērojami vairāk glabāšanas vienību.
Valsts un pašvaldību iestādēm šis jautājums ir īpaši aktuāls. Dokumentu glabāšanas termiņus un kārtību regulē normatīvie akti, un neatbilstoša glabāšana – vai tā būtu pārblīvēta telpa, apgrūtināta piekļuve ugunsdrošības prasībām vai vienkārši dokumentu bojāšanās mitrumā – var radīt gan administratīvas, gan juridiskas problēmas.
Tajā pašā laikā bibliotēku un arhīvu vadītājiem, biroju administratoriem un noliktavu speciālistiem ikdienā jārisina praktiskāks jautājums – kā ar pieejamo budžetu un telpu iegūt maksimālu glabāšanas efektivitāti, nezaudējot ērtu piekļuvi.
Šajā rakstā apskatīsim četrus VVN piedāvātos dokumentu glabāšanas risinājumus – mobilās plauktu sistēmas ar rokas vadību, elektriskās SOFT TOUCH plauktu sistēmas, kā arī vienpusējās un divpusējās metāla plauktu sistēmas – un palīdzēsim saprast, kurš no tiem vislabāk atbilst tieši jūsu telpai, budžetam un dokumentu apjomam.
VVN (Viss veikaliem un noliktavām) jau vairāk nekā 10 gadus piegādā veikalu, noliktavu un biroju aprīkojuma risinājumus uzņēmumiem un iestādēm visā Baltijā un Skandināvijā. Uzņēmuma klientu lokā ir gan privātie uzņēmumi, gan valsts un pašvaldību iestādes.
Izvēloties arhīvu plauktu sistēmu, klients reti spēj precīzi paredzēt, cik plauktu, kādā konfigurācijā un ar kādu piekļuves biežumu telpa reāli tiks izmantota ilgtermiņā. Tieši tāpēc VVN piedāvā individuālu pieeju katram pasūtījumam – pirms piedāvājuma sagatavošanas uzņēmuma speciālisti izstrādā bezmaksas arhīva, noliktavas vai biroja telpas plauktu izvietojuma plānu, ņemot vērā telpas ģeometriju, grīdas nestspēju, piekļuves prasības un dokumentu apjoma pieauguma prognozi. Šāda pieeja ļauj no paša sākuma izvairīties no situācijas, kad iegādātā sistēma pēc dažiem gadiem izrādās par mazu vai neatbilst telpas specifikai.
VVN nodrošina kvalitātes un cenas garantiju – ja klients ir saņēmis izdevīgāku piedāvājumu citur, uzņēmums apņemas to pārspēt. Kopā ar produkciju klients saņem arī pilnu piegādes un montāžas ciklu – no telpas apmērīšanas un tehniskā risinājuma izstrādes līdz gatavās sistēmas uzstādīšanai un nodošanai ekspluatācijā.
Mobilā plauktu sistēma ar rokas vadību ir risinājums, kurā plauktu rindas atrodas nevis uz nekustīga pamata, bet gan uz metāla ratiņiem (šasijas), kas pārvietojas pa grīdā iestrādātām sliedēm. Katras rindas galā atrodas kloķa mehānisms – pagriežot rokturi, ķēdes piedziņa pārvieto visu rindu sāniski, aizverot vai atverot eju pie vēlamā plauktu bloka. Pateicoties pārnesumam no 1 līdz 6,8, plauktu rinda ar pilnu dokumentu slodzi pārvietojas ar salīdzinoši nelielu fizisku piepūli, un kloķa asij ir pieejama bloķēšanas funkcija, kas novērš nejaušu sistēmas pārvietošanos.
Sliedes izgatavotas no cinkota tērauda stieņiem (2 x 70 mm un 10 x 20 mm), kas sametināti kopā un pieskrūvēti grīdai ar 8 x 60 mm izplešanās skrūvēm ar konisku atloku; sliežu augstums ir 12 mm. Atkarībā no plauktu rindas garuma mainās arī sliežu skaits – rindām līdz 3000 mm garumam nepieciešamas 2 sliedes, līdz 5000 mm – 3 sliedes, bet līdz 7000 mm – 4 sliedes, un abas galējās sliedes ir aprīkotas ar pretapgāšanās sistēmu. Sliežu galos ir mehānisks ierobežotājs, kas nepieļauj plauktu nobīdi no sliedes malas.
Šasijas rāmis ir 100 mm augsts, izgatavots no slēgtiem tērauda profiliem, ar čuguna riteņiem uz asīm – visi riteņi aprīkoti ar lodīšu gultņiem, kas nodrošina vieglu un klusu kustību. Rāmim ir distances buferi, kas pasargā darbinieku rokas no iespiešanas sistēmas pārvietošanās laikā. Plauktu korpusa priekšējās un sānu sienas izgatavotas no pulverkrāsota tērauda loksnes ar perforāciju ik pēc 25 mm, kas ļauj brīvi mainīt plauktu augstumu, savukārt papildu šķērssaites nodrošina konstrukcijas stingrību. Priekšējos dekoratīvos paneļus veido 70 mm biezs izliekts pārsegs standarta gaiši pelēkā krāsā (RAL 7035), bet pēc pieprasījuma pieejama jebkura krāsa no RAL paletes; paneļos ir vieta plauktu satura apzīmējumiem.
Papildaprīkojums ietver plauktu starpsienas, slēdzeni, kloķa bloķēšanu, izvelkamas kastes un rāmja tipa atvilktnes dokumentu glabāšanai (pieejamas 370 mm dziļiem plauktiem), izvelkamus plauktus, tīkla paneļu sistēmu (piemēram, gleznu vai plakātu glabāšanai) un garderobes plauktus.
Rokas vadības mobilā sistēma ir optimāls risinājums tur, kur dokumentu apjoms ir liels, taču piekļuves biežums salīdzinoši mērens – piemēram, pašvaldības arhīvos, kur konkrētai lietai piekļūst reizi mēnesī vai retāk, grāmatvedības uzņēmumu dokumentu arhīvos, kā arī bibliotēku fondu krātuvēs. Šī sistēma prasa mazāku sākotnējo investīciju nekā elektriskais variants, vienlaikus nodrošinot tādu pašu telpas ietaupījumu – līdz pat 70% salīdzinājumā ar stacionāriem plauktiem ar fiksētām ejām.
Elektriskā mobilā plauktu sistēma darbojas pēc tā paša pamatprincipa kā rokas vadības versija – plauktu rindas pārvietojas pa grīdas sliedēm, veidojot vienu koplietošanas eju vairāku fiksētu eju vietā -, taču kustību nodrošina elektromotors un pārvades vārpsta, nevis fiziska piepūle. Katras sekcijas priekšējā sienā ir iestrādāts skārienjutīgs vadības panelis, kas ļauj darbiniekam ar vienu pogas nospiešanu atvērt vēlamo eju dažu sekunžu laikā. Vienu vadības bloku var izmantot, lai vadītu visu sistēmu, tostarp vairākas plauktu rindas vienlaikus, kas būtiski vienkāršo darbu lielās telpās.
Vadības sistēmai ir vairākas funkcijas – atvēršana, bloķēšana, aizvēršana, trauksmes signalizācija, ventilācijas režīms un lietotāja aizsardzība/drošība. Naktī sistēma var automātiski pāriet pozicionēšanas un ventilācijas režīmā, kad visas sekcijas tiek novietotas vienādā attālumā viena no otras, nodrošinot optimālu mikroklimatu glabātajiem materiāliem.
Tā kā elektriskā sistēma pārvieto smagas plauktu rindas bez tiešas cilvēka kontroles pār fizisko spēku, drošības risinājumiem ir īpaša nozīme. Sistēma aprīkota ar elektronisku pārslodzes aizsardzību, kas nekavējoties reaģē uz šķēršļiem ejā – plaukta apturēšanas funkcija nostrādā jau pie 30 kg pretestības, reaģējot uz strāvas pieaugumu elektriskajā ķēdē, ja kustības laikā rodas šķērslis. Papildus tam pasīvā drošības sistēma pārbauda, vai eja ir tukša, pirms tā tiek aizvērta. Sistēmas darbības traucējumus signalizē LED indikatori, un pieejama arī papildu programmatūra bojājuma vietas un veida noteikšanai un signalizēšanai. Atsevišķu sekciju piekļuvi var bloķēt ar speciālām atslēgām, ierobežojot pieeju konkrētiem darbiniekiem.
Elektriskā SOFT TOUCH sistēma sniedz līdz pat 90% lielāku glabāšanas ietilpību salīdzinājumā ar stacionāriem plauktiem un ļauj ietaupīt līdz 45% telpas platības, jo nepieciešama tikai viena piekļuves eja vairāku fiksētu eju vietā. Tehniskie parametri lielā mērā sakrīt ar rokas vadības versiju – sistēmas augstums 2019 mm vai 2394 mm, plaukta platums 1000 mm vai 750 mm, dziļums 300 mm, 5–7 plaukti sekcijā plus augšējais putekļu pārsegs, attālums starp plauktiem 350 mm ar regulēšanu ik pēc 25 mm, kravnesība 40 kg vai 80 kg pēc pieprasījuma.
Šis risinājums ir īpaši piemērots valsts un pašvaldību iestādēm, kur jāglabā administratīvie dokumenti, arhīva materiāli un juridiskie akti, vienlaikus nodrošinot atbilstību glabāšanas prasībām ierobežotas platības administratīvajās ēkās; arhīviem un bibliotēkām, kur jāglabā liels apjoms grāmatu, periodikas un vēsturisku dokumentu, saglabājot ērtu piekļuvi katram plauktam un pasargājot materiālus no nevajadzīgas gaismas un putekļu iedarbības; birojiem, kur elektriskā sistēma atbrīvo vērtīgo platību darbinieku darba vietām; kā arī muzejiem un krātuvēm, kur papildu piederumi – piemēram, tīkla paneļi gleznu vai plakātu piekāršanai – ļauj sistēmu pielāgot specifiskām glabāšanas vajadzībām.
Interesanti, ka VVN klāstā ir pieejama arī biroja plauktu versija ar SOFT TOUCH piedziņu, kas paredzēta nevis dokumentu, bet gan biroja mēbeļu un telpas funkcionalitātes pielāgošanai – pēdējā stacionārā sekcija var būt aprīkota ar polsterētu sēdvietu, kur darbinieks var atpūsties pārtraukumā vai piezvanīt, savukārt pārējās sekcijas kalpo kā skapji ar apģērbu pakaramajiem un apavu plauktiem. Šāds risinājums ir alternatīva stacionāru starpsienu būvniecībai un ļauj birojam elastīgi mainīties līdz ar organizācijas vajadzībām.
Elektriskais risinājums ir izdevīgāks tur, kur piekļuve dokumentiem nepieciešama bieži un ātri – arhīvos, bibliotēkās un valsts iestādēs ar augstu apmeklētāju vai darbinieku plūsmu -, savukārt telpās ar retāku piekļuvi un ierobežotāku budžetu rokas vadības sistēma bieži vien ir praktiskāka izvēle.
Vienpusējā metāla plauktu sistēma ir stacionārs risinājums, kas paredzēts izvietošanai gar sienu vai telpas perimetru – piekļuve dokumentiem notiek tikai no vienas puses. Šī ir vienkāršākā un cenas ziņā pieejamākā arhīva plauktu konfigurācija, un tā ir īpaši piemērota telpām ar ierobežotu platumu, kur nav iespējams nodrošināt piekļuvi no abām pusēm, vai situācijās, kad plauktu rindas jānovieto tieši gar sienu, neatstājot aiz tām neizmantotu vietu.
Sekcijas pamatā ir cietas konstrukcijas rāmis ar regulējamām kājām, kas ļauj izlīdzināt sistēmu arī uz nedaudz nelīdzenas grīdas. Plauktu regulēšanas solis ir 25 mm, savukārt attālums starp plauktiem nedrīkst būt mazāks par 330 mm – tas nodrošina pietiekamu vietu standarta arhīva kastēm un reģistru mapēm. Katra plaukta aizmugurē ir apmale, kas kalpo kā mapju atbalsts, novēršot dokumentu izkrišanu no plaukta aizmugures, savukārt plauktu sekciju sānos esošā apmale darbojas kā grāmatu balsts. Pamatsekcijai var pievienot papildu sekcijas, kurām ir kopīga sānu mala ar blakusesošo sekciju – tas ļauj veidot garas plauktu rindas bez liekiem konstrukcijas dubultojumiem un samazina kopējās sistēmas izmaksas uz vienu glabāšanas metru.
VVN piedāvā plašu vienpusējo metāla plauktu izmēru un kravnesības klāstu, ko var pielāgot konkrētās telpas specifikai un glabājamo materiālu svaram. Standarta plaukta kravnesība parasti svārstās no 90 kg līdz pat 340 kg atkarībā no izvēlētā modeļa un konstrukcijas stipruma, savukārt sekciju augstums variē no 2000 mm līdz 2500 mm. Vieglākas slodzes modeļi (ap 90–150 kg uz plaukta) ir optimāli standarta dokumentu, reģistru un mapju glabāšanai, savukārt smagākas slodzes versijas (līdz 340 kg uz plaukta) piemērotas smagāku priekšmetu, iekārtu daļu vai lielformāta materiālu glabāšanai noliktavas telpās.
Tā kā vienpusējā sistēma neprasa piekļuvi no abām pusēm, tās dziļums parasti ir uz pusi mazāks nekā divpusējam analogam – aptuveni 300 mm dokumentu glabāšanai -, kas ļauj to novietot pat samērā šaurās telpās vai gaiteņos, neradot šķēršļus pārvietošanās plūsmai. Šis risinājums ir izdevīga izvēle iestādēm ar ierobežotu budžetu, kurām nav nepieciešams maksimāls glabāšanas blīvums uz kvadrātmetru, bet gan uzticama, ilgtspējīga un vienkārši paplašināma sistēma.
Atšķirībā no vienpusējās sistēmas, divpusējie metāla plaukti ir paredzēti izvietošanai telpas centrālajā daļā, un piekļuve tiem iespējama no abām pusēm vienlaicīgi. Tas nozīmē, ka vienā konstrukcijā tiek apvienotas divas vienpusēju plauktu “sienas” ar kopīgu mugurējo atbalstu – tādējādi uz tās pašas platības grīdā tiek izvietota gandrīz divkārt lielāka glabāšanas ietilpība nekā tad, ja tā pati telpa tiktu aizpildīta ar vienpusējiem plauktiem gar sienām vien.
Šāda izvietojuma priekšrocība ir īpaši jūtama vidēja un liela izmēra arhīvos un noliktavās, kur telpas centrālā daļa citādi paliktu neizmantota vai kalpotu vienīgi kā pārvietošanās josla.
Novietojot divpusējus plauktus telpas vidū ar sāniski novietotiem vienpusējiem plauktiem gar sienām, iespējams izveidot pārdomātu un efektīvu telpas plānojumu, kurā ikviens kvadrātmetrs tiek izmantots glabāšanai, saglabājot ērtu piekļuvi caur regulārām ejām starp rindām.
VVN divpusējo metāla arhīva un noliktavu plauktu (WMS sērija) klāstā ietilpst modeļi ar dažādu plauktu skaitu, augstumu un kravnesību:
Visiem modeļiem plauktu regulēšanas solis ir 25 mm, un attālums starp plauktiem nav mazāks par 330 mm, kas nodrošina elastību dažāda izmēra dokumentu un materiālu izvietošanā. Tāpat kā vienpusējai sistēmai, arī šeit pamatsekcijai iespējams pievienot papildu sekcijas ar kopīgu sānu malu, samazinot izmaksas garu plauktu rindu izveidē.
Pareizā risinājuma izvēle atkarīga no četriem galvenajiem faktoriem: pieejamās telpas platības, budžeta, glabājamo dokumentu apjoma un piekļuves biežuma.
Ja telpas platība ir ierobežota, bet dokumentu apjoms – liels, mobilā plauktu sistēma (gan rokas, gan elektriskā versija) parasti ir vienīgais risinājums, kas ļauj sasniegt vēlamo glabāšanas ietilpību bez telpas paplašināšanas – ietaupījums var sasniegt 70–90% salīdzinājumā ar stacionāru plauktu sistēmu. Ja telpa ir plaša un platības ietaupījums nav galvenā prioritāte, stacionārie vienpusējie vai divpusējie metāla plaukti bieži vien ir izmaksu ziņā izdevīgāks risinājums, jo tiem nav nepieciešamas sliedes, piedziņas mehānismi vai elektrības pieslēgums.
Budžeta ziņā secība parasti izskatās šādi: vienpusējie metāla plaukti ir visizdevīgākā izvēle, tiem seko divpusējie plaukti (lielākas ietilpības dēļ), pēc tam mobilā sistēma ar rokas vadību, un visdārgākais, taču arī funkcionāli visattīstītākais risinājums ir elektriskā SOFT TOUCH sistēma. Tomēr, aprēķinot izmaksas uz vienu glabātu dokumentu kastes vienību vai uz vienu ietaupītu kvadrātmetru, mobilās sistēmas bieži izrādās izdevīgākas ilgtermiņā – īpaši gadījumos, kad alternatīva būtu papildu telpas īre vai piebūve.
Piekļuves biežums ir izšķirošs faktors starp rokas vadības un elektrisko mobilo sistēmu. Ja konkrētai plauktu rindai piekļūst reti – piemēram, dažas reizes mēnesī -, rokas vadības sistēma ir pilnībā pietiekama un ievērojami lētāka. Savukārt, ja piekļuve nepieciešama vairākas reizes dienā, kā tas bieži ir aktīvos arhīvos, reģistratūrās vai bibliotēkās ar augstu apmeklētāju plūsmu, elektriskā sistēma atmaksājas ar laika ietaupījumu un mazāku fizisko slodzi darbiniekiem.
Kritērijs | Vienpusējie plaukti | Divpusējie plaukti | Mobilie (rokas vadība) | Mobilie (elektriskie) |
Telpas ietaupījums | Zems | Vidējs | Līdz 70% | Līdz 90% |
Sākotnējās izmaksas | Zemākās | Vidējas | Vidēji augstas | Augstākās |
Piekļuves ātrums | Tūlītējs | Tūlītējs | Dažas sekundes līdz pusminūtei | Dažas sekundes |
Piemērots liela apjoma arhīviem | Ierobežoti | Jā | Jā | Jā |
Piemērots biežai piekļuvei | Jā | Jā | Vidēji | Jā |
Elektrības pieslēgums nepieciešams | Nē | Nē | Nē | Jā |
Pirms plauktu sistēmas izvēles noderīgi ir izvērtēt vairākus praktiskus aspektus, kas ietekmē gan sistēmas izvēli, gan tās veiksmīgu ilgtermiņa ekspluatāciju.
Grīdas nestspēja. Mobilajām plauktu sistēmām, īpaši smagi noslogotiem arhīviem, grīdas nestspējai jābūt vismaz 1000 kg uz kvadrātmetru – šis rādītājs jāpārbauda pirms pasūtījuma veikšanas, jo nepietiekama nestspēja var prasīt papildu grīdas nostiprināšanu. Arī stacionāriem plauktiem, kas satur smagus materiālus, ieteicams konsultēties par konkrētās telpas grīdas parametriem.
Grīdas līmeņa vienmērīgums. Mobilajām sistēmām grīdas augstuma starpība nedrīkst pārsniegt 5 mm uz 4 metru garumu – pretējā gadījumā jāveic grīdas izlīdzināšana pirms sliežu montāžas, lai nodrošinātu vienmērīgu plauktu kustību.
Elektrības pieslēgums. Ja plānojat elektrisko SOFT TOUCH sistēmu, jau plānošanas stadijā jāparedz atbilstošs elektrības pieslēgums tuvumā, lai izvairītos no papildu izmaksām vēlākā posmā.
Ejas platums un ergonomika. Pat mobilajās sistēmās jāparedz pietiekami plata darba eja – ne tikai plauktu piekļuvei, bet arī, lai darbinieks varētu ērti strādāt ar dokumentiem, izmantot ratiņus vai kāpnes augstākiem plauktiem.
Izaugsmes rezerve. Plānojot sistēmu, vērts iekļaut rezervi turpmākai dokumentu apjoma izaugsmei – vai nu atstājot vietu papildu sekciju pievienošanai, vai izvēloties sistēmu, kuru var paplašināt bez pilnīgas pārbūves.
Ugunsdrošība un mikroklimats. Arhīva telpām jāatbilst ugunsdrošības normatīviem, un liela dokumentu apjoma gadījumā vērts izvērtēt arī mitruma un temperatūras kontroli, lai pasargātu dokumentus no bojāšanās ilgtermiņā.
Marķēšanas sistēma. Neatkarīgi no izvēlētās plauktu sistēmas, ieguldījums pārdomātā marķēšanas un uzskaites sistēmā (piemēram, plauktu paneļos ar vietu satura apzīmējumiem) ievērojami samazina laiku, kas nepieciešams konkrēta dokumenta atrašanai.
Tieši šeit izpaužas VVN piedāvātās bezmaksas telpas plānošanas vērtība – uzņēmuma speciālisti var novērtēt visus šos faktorus uz vietas un piedāvāt risinājumu, kas jau no paša sākuma atbilst gan pašreizējām, gan nākotnes vajadzībām.
Pareiza arhīvu plauktu sistēma nav vienreizējs izdevums – tā ir ieguldījums, kas ietekmē organizācijas ikdienas efektivitāti gadiem uz priekšu. Neatkarīgi no tā, vai jūsu iestādei nepieciešams kompakts risinājums ierobežotai biroja telpai, augstas ietilpības elektriskā sistēma aktīvam valsts arhīvam, vai vienkārši uzticami un izmaksu ziņā izdevīgi metāla plaukti noliktavai, pareizā izvēle sākas ar precīzu jūsu telpas un vajadzību izvērtējumu.
VVN komanda ir gatava palīdzēt jums atrast tieši jūsu situācijai piemērotāko dokumentu glabāšanas risinājumu – sākot ar bezmaksas telpas apsekošanu un plauktu izvietojuma plānu, līdz individuāli pielāgotam piedāvājumam un pilnam uzstādīšanas ciklam.
Sazinieties ar VVN jau šodien, lai saņemtu bezmaksas konsultāciju un personalizētu piedāvājumu savai arhīva, noliktavas vai biroja telpai – mēs palīdzēsim jums izveidot sistēmu, kas kalpos droši, efektīvi un ilgtermiņā.
