Рано или поздно каждое учреждение, хранящее документы, сталкивается с одним и тем же вопросом: куда деть всё, что уже не помещается на полках, и как сделать это так, чтобы документы оставались доступными, находились в безопасности и хранились в соответствии с нормативными требованиями? Ответ редко кроется в расширении помещения — чаще он кроется в правильно подобранной системе стеллажей.
Архивные стеллажи — это не просто металлическая конструкция для хранения коробок и папок. Это инструмент, который напрямую влияет на три практических показателя: сколько квадратных метров вам действительно нужно, сколько времени сотрудник тратит на поиск нужного документа, и насколько надёжно эти документы защищены от повреждений, несанкционированного доступа или обычного износа с течением времени. Между рядами статичных стеллажей необходимо оставлять проход, и в сумме эти проходы могут занимать до половины площади архивного помещения. Мобильная стеллажная система решает эту проблему: несколько рядов передвигаются по рельсам, и во время работы открытым остаётся только один проход, поэтому в том же помещении можно разместить значительно больше единиц хранения.
Для государственных и муниципальных учреждений этот вопрос особенно актуален. Сроки и порядок хранения документов регулируются нормативными актами, и несоответствующее хранение — будь то переполненное помещение, затруднённый доступ к средствам пожаротушения или просто порча документов от влажности — может привести как к административным, так и к юридическим проблемам. В то же время руководителям библиотек и архивов, офисным администраторам и складским специалистам ежедневно приходится решать более практическую задачу: как при имеющемся бюджете и площади добиться максимальной эффективности хранения, не теряя удобного доступа.
В этой статье мы рассмотрим четыре решения для хранения документов, которые предлагает VVN, — мобильные стеллажные системы с ручным приводом, электрические стеллажные системы SOFT TOUCH, а также односторонние и двусторонние металлические стеллажные системы — и поможем понять, какое из них лучше всего подходит именно для вашего помещения, бюджета и объёма документов.
VVN («Всё для магазинов и складов») уже более 10 лет поставляет решения по оснащению магазинов, складов и офисов компаниям и учреждениям по всей Балтии и Скандинавии. Среди клиентов компании — как частные предприятия, так и государственные и муниципальные учреждения.
Выбирая систему архивных стеллажей, клиент редко может точно предсказать, сколько стеллажей, в какой конфигурации и с какой частотой доступа помещение будет реально использоваться в долгосрочной перспективе. Именно поэтому VVN предлагает индивидуальный подход к каждому заказу — перед подготовкой коммерческого предложения специалисты компании бесплатно разрабатывают план размещения стеллажей для архивного, складского или офисного помещения, учитывая геометрию помещения, несущую способность пола, требования по доступу и прогноз роста объёма документов. Такой подход позволяет с самого начала избежать ситуации, когда приобретённая система через несколько лет оказывается слишком маленькой или не соответствует специфике помещения.
VVN предоставляет гарантию качества и цены — если клиент получил более выгодное предложение в другом месте, компания обязуется его превзойти. Вместе с продукцией клиент получает и полный цикл поставки и монтажа — от замера помещения и разработки технического решения до установки готовой системы и ввода её в эксплуатацию.
Мобильная стеллажная система с ручным приводом — это решение, при котором ряды стеллажей находятся не на неподвижном основании, а на металлических тележках (шасси), которые перемещаются по рельсам, встроенным в пол. В торце каждого ряда установлен механизм с рукояткой — при повороте рукоятки цепной привод сдвигает весь ряд вбок, закрывая или открывая проход к нужному блоку стеллажей. Благодаря передаточному числу от 1 до 6,8 ряд стеллажей с полной загрузкой документов передвигается со сравнительно небольшим физическим усилием, а на оси рукоятки предусмотрена функция блокировки, предотвращающая случайное перемещение системы.
Рельсы изготовлены из оцинкованных стальных профилей (2 x 70 мм и 10 x 20 мм), сваренных между собой и прикреплённых к полу анкерными болтами 8 x 60 мм с конической головкой; высота рельсов составляет 12 мм. Количество рельсов зависит от длины ряда стеллажей: для рядов длиной до 3000 мм требуется 2 рельса, до 5000 мм — 3 рельса, а до 7000 мм — 4 рельса, при этом оба крайних рельса оснащены системой защиты от опрокидывания. На концах рельсов установлен механический ограничитель, предотвращающий смещение стеллажа за край рельса.
Рама шасси высотой 100 мм изготовлена из закрытых стальных профилей, с чугунными колёсами на осях — все колёса оснащены шариковыми подшипниками, обеспечивающими лёгкое и бесшумное движение. Рама оснащена дистанционными буферами, защищающими руки сотрудника от защемления во время перемещения системы. Передняя и боковые стенки корпуса стеллажа изготовлены из порошково-окрашенного стального листа с перфорацией через каждые 25 мм, что позволяет свободно менять высоту полок, а дополнительные поперечные связи обеспечивают жёсткость конструкции. Передние декоративные панели представляют собой выгнутую крышку толщиной 70 мм стандартного светло-серого цвета (RAL 7035), однако по запросу доступен любой цвет из палитры RAL; на панелях предусмотрено место для обозначения содержимого стеллажей.
Мобильная система с ручным приводом — оптимальное решение там, где объём документов велик, а частота доступа сравнительно умеренная, — например, в архивах муниципалитетов, где к конкретному делу обращаются раз в месяц или реже, в документальных архивах бухгалтерских компаний, а также в фондохранилищах библиотек. Эта система требует меньших первоначальных инвестиций по сравнению с электрическим вариантом, обеспечивая при этом такую же экономию площади — до 70% по сравнению со стационарными стеллажами с фиксированными проходами.
Электрическая мобильная стеллажная система работает по тому же базовому принципу, что и версия с ручным приводом, — ряды стеллажей перемещаются по напольным рельсам, образуя один общий проход вместо нескольких фиксированных, — однако движение обеспечивает электродвигатель и приводной вал, а не физическое усилие. В переднюю стенку каждой секции встроена сенсорная панель управления, позволяющая сотруднику одним нажатием кнопки открыть нужный проход за несколько секунд.
Один блок управления можно использовать для управления всей системой, включая несколько рядов стеллажей одновременно, что значительно упрощает работу в больших помещениях.
Система управления обладает рядом функций: открытие, блокировка, закрытие, сигнализация тревоги, режим вентиляции и защита/безопасность пользователя. Ночью система может автоматически переходить в режим позиционирования и вентиляции, при котором все секции устанавливаются на равном расстоянии друг от друга, обеспечивая оптимальный микроклимат для хранимых материалов.
Поскольку электрическая система перемещает тяжёлые ряды стеллажей без непосредственного контроля человека над физическим усилием, решениям в области безопасности уделяется особое внимание. Система оснащена электронной защитой от перегрузки, которая немедленно реагирует на препятствия в проходе — функция остановки срабатывает уже при сопротивлении 30 кг, реагируя на рост тока в электрической цепи, если во время движения возникает препятствие. Кроме того, пассивная система безопасности проверяет, свободен ли проход, прежде чем он закроется. О неисправностях системы сигнализируют светодиодные индикаторы, также доступно дополнительное программное обеспечение для определения места и типа неисправности и оповещения о них. Доступ к отдельным секциям можно заблокировать специальными ключами, ограничив доступ определённым сотрудникам.
Электрическая система SOFT TOUCH обеспечивает до 90% больше ёмкости хранения по сравнению со стационарными стеллажами и позволяет сэкономить до 45% площади помещения, поскольку требуется всего один проход вместо нескольких фиксированных. Технические параметры в значительной степени совпадают с версией на ручном приводе: высота системы 2019 мм или 2394 мм, ширина полки 1000 мм или 750 мм, глубина 300 мм, 5–7 полок в секции плюс верхняя пылезащитная крышка, расстояние между полками 350 мм с регулировкой через каждые 25 мм, грузоподъёмность 40 кг или 80 кг по запросу.
Это решение особенно подходит государственным и муниципальным учреждениям, которым необходимо хранить административные документы, архивные материалы и юридические акты, обеспечивая при этом соответствие требованиям к хранению в административных зданиях с ограниченной площадью; архивам и библиотекам, которым нужно хранить большой объём книг, периодики и исторических документов, сохраняя удобный доступ к каждой полке и защищая материалы от лишнего воздействия света и пыли; офисам, где электрическая система освобождает ценную площадь под рабочие места сотрудников; а также музеям и хранилищам, где дополнительные аксессуары — например, сетчатые панели для развешивания картин или плакатов — позволяют адаптировать систему под конкретные потребности хранения.
Интересно, что в ассортименте VVN представлена и офисная версия стеллажей с приводом SOFT TOUCH, предназначенная не для документов, а для адаптации офисной мебели и функциональности помещения: последняя стационарная секция может быть оснащена мягким сиденьем, где сотрудник может отдохнуть во время перерыва или совершить звонок, тогда как остальные секции служат шкафами с вешалками для одежды и полками для обуви. Такое решение является альтернативой возведению стационарных перегородок и позволяет офису гибко меняться в соответствии с потребностями организации.
Электрическое решение более выгодно там, где доступ к документам требуется часто и быстро, — в архивах, библиотеках и государственных учреждениях с высоким потоком посетителей или сотрудников, — тогда как в помещениях с более редким доступом и ограниченным бюджетом система с ручным приводом зачастую является более практичным выбором.
Односторонняя металлическая стеллажная система — это стационарное решение, предназначенное для размещения вдоль стены или по периметру помещения: доступ к документам осуществляется только с одной стороны. Это самая простая и доступная по цене конфигурация архивных стеллажей, особенно подходящая для помещений с ограниченной шириной, где невозможно обеспечить доступ с обеих сторон, или для ситуаций, когда ряды стеллажей необходимо разместить непосредственно вдоль стены, не оставляя за ними неиспользуемого пространства.
Основа секции — жёсткая рама с регулируемыми ножками, позволяющая выровнять систему даже на слегка неровном полу. Шаг регулировки полок составляет 25 мм, а расстояние между полками не должно быть менее 330 мм — этого достаточно для размещения стандартных архивных коробок и папок-регистраторов. На задней стороне каждой полки предусмотрен бортик, служащий опорой для папок и предотвращающий выпадение документов с задней стороны полки, а бортик по бокам секций стеллажей выполняет функцию книжного упора. К базовой секции можно присоединять дополнительные секции с общей боковой стенкой с соседней секцией — это позволяет формировать длинные ряды стеллажей без лишнего дублирования конструкции и снижает общую стоимость системы в расчёте на один погонный метр хранения.
VVN предлагает широкий диапазон размеров и грузоподъёмности односторонних металлических стеллажей, которые можно адаптировать под специфику конкретного помещения и вес хранимых материалов. Грузоподъёмность стандартной полки обычно составляет от 90 кг до 340 кг в зависимости от выбранной модели и прочности конструкции, а высота секций варьируется от 2000 мм до 2500 мм. Модели с меньшей нагрузкой (около 90–150 кг на полку) оптимальны для хранения стандартных документов, регистраторов и папок, тогда как версии с более высокой нагрузкой (до 340 кг на полку) подходят для хранения более тяжёлых предметов, деталей оборудования или крупногабаритных материалов на складских площадях.
Поскольку односторонняя система не требует доступа с обеих сторон, её глубина обычно вдвое меньше, чем у двустороннего аналога, — около 300 мм для хранения документов, — что позволяет размещать её даже в сравнительно узких помещениях или коридорах, не создавая препятствий для передвижения. Это решение — выгодный выбор для учреждений с ограниченным бюджетом, которым не требуется максимальная плотность хранения на квадратный метр, а нужна надёжная, долговечная и легко расширяемая система.
В отличие от односторонней системы, двусторонние металлические стеллажи предназначены для размещения в центральной части помещения, и доступ к ним возможен одновременно с обеих сторон. Это означает, что в одной конструкции объединены две «стены» односторонних стеллажей с общей задней опорой — благодаря этому на той же площади пола размещается почти вдвое больший объём хранения, чем если бы то же помещение было заполнено односторонними стеллажами только вдоль стен.
Преимущество такого размещения особенно ощутимо в архивах и на складах среднего и крупного размера, где центральная часть помещения иначе оставалась бы неиспользуемой или служила бы лишь проходной зоной. Разместив двусторонние стеллажи в центре помещения, а односторонние — по бокам вдоль стен, можно создать продуманную и эффективную планировку, при которой каждый квадратный метр используется для хранения, сохраняя при этом удобный доступ через регулярные проходы между рядами.
В ассортимент двусторонних металлических архивных и складских стеллажей VVN (серия WMS) входят модели с различным количеством полок, высотой и грузоподъёмностью:
У всех моделей шаг регулировки полок составляет 25 мм, а расстояние между полками — не менее 330 мм, что обеспечивает гибкость при размещении документов и материалов разного размера. Как и в односторонней системе, здесь также можно присоединять к базовой секции дополнительные секции с общей боковой стенкой, снижая затраты на создание длинных рядов стеллажей.
Выбор правильного решения зависит от четырёх основных факторов: доступной площади помещения, бюджета, объёма хранимых документов и частоты доступа.
Если площадь помещения ограничена, а объём документов велик, мобильная стеллажная система (как ручная, так и электрическая версия) обычно является единственным решением, позволяющим достичь желаемой ёмкости хранения без расширения помещения, — экономия может достигать 70–90% по сравнению со стационарной стеллажной системой. Если же помещение просторное и экономия площади не является главным приоритетом, стационарные односторонние или двусторонние металлические стеллажи зачастую оказываются более выгодным решением с точки зрения затрат, поскольку для них не требуются рельсы, приводные механизмы или подключение к электросети.
С точки зрения бюджета порядок обычно выглядит следующим образом: односторонние металлические стеллажи — самый выгодный вариант, за ними следуют двусторонние стеллажи (благодаря большей ёмкости), затем мобильная система с ручным приводом, а самым дорогим, но при этом функционально наиболее развитым решением является электрическая система SOFT TOUCH. Однако при расчёте затрат на единицу хранимой архивной коробки или на один сэкономленный квадратный метр мобильные системы часто оказываются более выгодными в долгосрочной перспективе — особенно в случаях, когда альтернативой была бы аренда дополнительного помещения или пристройка.
Частота доступа — решающий фактор при выборе между ручной и электрической мобильной системой. Если к конкретному ряду стеллажей обращаются редко — например, несколько раз в месяц, — система с ручным приводом полностью достаточна и значительно дешевле. Если же доступ требуется несколько раз в день, что часто бывает в активных архивах, регистратурах или библиотеках с высоким потоком посетителей, электрическая система окупается за счёт экономии времени и снижения физической нагрузки на сотрудников.
Критерий | Односторонние стеллажи | Двусторонние стеллажи | Мобильные (ручные) | Мобильные (электрические) |
Экономия площади | Низкая | Средняя | До 70% | До 90% |
Первоначальные затраты | Самые низкие | Средние | Выше среднего | Самые высокие |
Скорость доступа | Мгновенная | Мгновенная | Секунды – полминуты | Несколько секунд |
Подходит для крупных архивов | Ограниченно | Да | Да | Да |
Подходит для частого доступа | Да | Да | Средне | Да |
Требуется электропитание | Нет | Нет | Нет | Да |
Перед выбором стеллажной системы полезно оценить несколько практических аспектов, которые влияют как на выбор системы, так и на её успешную долгосрочную эксплуатацию.
Несущая способность пола. Для мобильных стеллажных систем, особенно в сильно нагруженных архивах, несущая способность пола должна составлять не менее 1000 кг на квадратный метр — этот показатель необходимо проверить перед оформлением заказа, поскольку недостаточная несущая способность может потребовать дополнительного укрепления пола. Также при выборе стационарных стеллажей для хранения тяжёлых материалов рекомендуется проконсультироваться о параметрах пола конкретного помещения.
Ровность уровня пола. Для мобильных систем перепад высоты пола не должен превышать 5 мм на 4 метра длины — в противном случае перед монтажом рельсов необходимо выполнить выравнивание пола, чтобы обеспечить равномерное движение стеллажей.
Подключение к электросети. Если вы планируете установить электрическую систему SOFT TOUCH, уже на этапе планирования необходимо предусмотреть соответствующее электрическое подключение поблизости, чтобы избежать дополнительных расходов на более позднем этапе.
Ширина прохода и эргономика. Даже в мобильных системах необходимо предусмотреть достаточно широкий рабочий проход — не только для доступа к стеллажам, но и для того, чтобы сотрудник мог удобно работать с документами, использовать тележку или стремянку для более высоких полок.
Резерв для роста. При планировании системы стоит предусмотреть запас для дальнейшего роста объёма документов — либо оставив место для присоединения дополнительных секций, либо выбрав систему, которую можно расширить без полной перестройки.
Пожарная безопасность и микроклимат. Архивные помещения должны соответствовать нормам пожарной безопасности, а при большом объёме документов стоит также рассмотреть контроль влажности и температуры, чтобы защитить документы от порчи в долгосрочной перспективе.
Система маркировки. Независимо от выбранной стеллажной системы, инвестиции в продуманную систему маркировки и учёта (например, панели стеллажей с местом для обозначения содержимого) значительно сокращают время, необходимое для поиска конкретного документа.
Именно здесь проявляется ценность бесплатного планирования помещения, которое предлагает VVN, — специалисты компании могут оценить все эти факторы на месте и предложить решение, которое с самого начала будет отвечать как текущим, так и будущим потребностям.
Правильная система архивных стеллажей — это не разовый расход, а инвестиция, которая на годы вперёд влияет на повседневную эффективность работы организации. Независимо от того, нужно ли вашему учреждению компактное решение для ограниченного офисного помещения, высокопроизводительная электрическая система для активного государственного архива или просто надёжные и экономически выгодные металлические стеллажи для склада, правильный выбор начинается с точной оценки вашего помещения и потребностей.
Команда VVN готова помочь вам найти решение для хранения документов, идеально подходящее именно вашей ситуации, — начиная с бесплатного обследования помещения и плана размещения стеллажей и заканчивая индивидуально подобранным предложением и полным циклом установки.
Свяжитесь с VVN уже сегодня, чтобы получить бесплатную консультацию и персонализированное предложение для вашего архивного, складского или офисного помещения — мы поможем вам создать систему, которая будет служить надёжно, эффективно и долго.
